Vous travaillerez dans un contexte :

• Relatif aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire : développement du lien collectivité- usager

• Socio-économique : évolution des attentes des populations et des entreprises intervenant sur le territoire, demande de réactivité et de transparence des services publics

• Organisationnel : enrichissement des champs d'intervention des DAST et chefs de pôle, développement des démarches qualité et relatives au développement durable

Vous aurez notamment pour missions :

Organisation de la vie professionnelle des DAST

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des DAST.

• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.

• Établir une relation de confiance avec les DAST et la DST.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.

• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers : arrêtés de circulation, avis du Maire, autorisation de passage, préparation des décisions administratives, etc.

• Organiser le classement et l'archivage des dossiers techniques, de subventions et de marchés publics.

• Gestion de la plateforme Agorastore : vente aux enchères du matériel communal obsolète.

Suivi des projets et activités de la direction

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.

• Suivre l'exécution budgétaire en fonctionnement des services techniques : engagement comptable des bons de commande, envoi aux entreprises, aide aux chefs de services pour le suivi budgétaire trimestriel, rédaction des certificats de paiements sur les marchés en investissement et suivi du tableau budgétaire en dépense/recette de chaque opération en investissement.

• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service en lien avec les chefs de services, et également dans le cadre des réclamations riverains.

• Assistance à la préparation et suivi des marchés publics, en lien avec les DAST et la DST.

Accueil téléphonique et physique au secrétariat

• Renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours en fonction de ce dernier et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

• Recevoir, filtrer, transmettre et classer les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions

• Rédiger les ordres du jour en concertation avec la DST et les DAST Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

• Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser

  
  
  

Organisation et suivi du temps de travail des Services Techniques

• Saisie des heures des agents des services techniques quotidiennement

• Suivi et saisie des heures supplémentaires et des congés

• Etablissement des plannings prévisionnels des congés et mise à jour trimestrielle en lien avec les chefs de services dans le cadre de l'application des 1607h

L'organisation du temps de travail :

• Cycle de travail de 35 heures par semaine sur 4 ou 5 jours

• Participation aux astreintes du Plan Communal de Sauvegarde (PCS)

• Rémunération statutaire (en fonction des grilles de la Fonction Publique)

• IFSE (prime mensuelle) au bout de 2 mois de présence

• Prime mensuelle de résidence de 3%

• CIA (prime annuelle)

• Prime de fin d'année

• CNAS et amicale du personne (groupements)

• Titres restaurants (sur carte)

• Participation à la prévoyance (contrat groupe)

• Participation à la mutuelle (mutuelles labélisées)

• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%